Warum eine PDF-Rechnung ab 2027 nicht mehr reicht

Der Satz fällt in fast jedem Erstgespräch zur E-Rechnung: „Wir sind doch schon digital, wir verschicken PDF-Rechnungen per E-Mail.“ Das ist nachvollziehbar — und trotzdem der teuerste Irrtum, den man sich zu diesem Thema leisten kann.

Eine PDF ist eine Rechnung. Keine E-Rechnung.

Der Gesetzgeber verlangt ab den bekannten Stichtagen ein strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 — einen Datensatz, den eine Software auslesen, prüfen und automatisch verarbeiten kann, ohne dass jemand ihn abtippt oder abfotografiert.

Eine PDF-Rechnung ist nach dieser Definition eine „sonstige Rechnung“ — unabhängig davon, wie ordentlich sie aussieht und ob sie per E-Mail ankommt. Der Unterschied ist nicht die Optik, sondern was im Hintergrund steckt: Zahlen, Positionen und Beträge als Daten statt als Bild.

Die Fristen, kurz zusammengefasst

Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können — unabhängig von Umsatz oder Rechtsform. Bis Ende 2026 dürfen beim Ausstellen noch Papier und PDF verwendet werden, PDF allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 gilt die Pflicht zum strukturierten Ausstellen für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, darunter greift noch die Übergangsregel. Ab 2028 ist die strukturierte E-Rechnung im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich Pflicht für alle.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Beide Formate erfüllen die Norm, beide sind zulässig — der Unterschied liegt darin, ob ein Mensch die Rechnung noch ansehen soll. XRechnung ist reines XML: ein strukturierter Datensatz ohne sichtbares Dokument, im Geschäft mit öffentlichen Auftraggebern der übliche Weg. ZUGFeRD sieht aus wie eine gewohnte PDF-Rechnung, trägt die strukturierten Daten aber unsichtbar mit sich — für die meisten Betriebe im B2B-Alltag der praktischere Weg, weil Mensch und Software damit gleichermaßen etwas anfangen können.

Welches Format zu dir passt, hängt an deinen Kunden und deiner Software — nicht an einer allgemeinen Empfehlung. Genau das klären wir, wenn wir deine E-Rechnung startklar machen.

Wer nicht betroffen ist

Ein paar Ausnahmen gibt es: Rechnungen an Privatkunden (die Pflicht gilt nur im inländischen B2B), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto, und Kleinunternehmer müssen zwar weiterhin keine E-Rechnungen ausstellen — empfangen und verarbeiten können müssen sie sie aber trotzdem, das gilt seit 2025 ausnahmslos. Bei steuerfreien Umsätzen gibt es weitere Ausnahmen, die im Einzelfall gehören ins Gespräch mit dem Steuerberater, nicht auf eine Website.

Wir sind keine Steuerberater — die Fristen oben sind Anlass, keine steuerrechtliche Beratung. Was wir übernehmen, ist die technische Umsetzung: Software auswählen, das passende Format klären, einrichten und mit echten Rechnungen testen.